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物流外包合同制定與執行

更新:2020-08-20 11:11

成都物流公司,成都貨運公司,成都倉儲,成都配送,成都翔騰物流有限公司:物流的業務不可能全部由自己員工來操作,有些環節是必須外包的,而與外包方的合作須通過合同來約束,很多公司的合同簽訂都純粹由采購部門完成,作為物流管理人員,通常是在運作之后發現問題很大,需要找依據處罰外包方時,才去翻合同條款來看。這樣的物流合同就沒有起到充分保障運作質量的作用。好的物流合同應該能讓甲乙雙方在整個運作過程中守住事先的約定,把運作水平控制在預期的目標之內。好的合同不會在出現問題后才去追究損失由誰承擔,而應該在合同條款中把責任界定清楚,一旦發生則按合同嚴格執行。如何才能發揮物流合同的威力呢?
 
1. 了解合同金額
 
不同的業務期限不同,合同期為一年、兩年甚至幾年,當然也有短期甚至一次性的。短期合作由于雙方信譽度不明確,往往都會在運作前收取足夠的押金或者保證金,而長期合作時卻可能因考慮到之前有合作經歷、采購做過充分的供應商背景調查、目前財務也有滾動的應付費用在手里,所以就沒有收取運作保證金。這在雙方合作順暢時不會有問題,一旦出現異常,比如供應商發現價格報低了要跑路、新政策影響成本要漲價、服務不好還不接受罰款否則就罷工……這些都是物流運作容易出現的異常情況,沒有根據合同金額提前收取足夠的運作保證金的話,發生異常情況時就會很被動。
 
物流管理人員應當在合同簽訂前,計算下年度的合同金額,根據金額收取合理足夠的運作保證金,要求采購在財務收到供應商保證金后才最終報批,否則不得開始運作,以確保服務水平。當然,合同金額大的外包服務,物流管理人員也可以讓供應商通過增加現場管理人員等方式來保障運作質量,這些方式同樣需要白紙黑字寫入合同中,避免運作后的扯皮。
 
2. 參與合同制定
 
采購部門在簽訂合同或續約時,為圖方便常常是參照通用的模板和舊合同來起草,最多問問作為使用部門的物流負責人有沒有新的運作需求。物流部門在被問到時才臨時考慮,通常也不能及時且全面地反饋足夠的運作信息,以至于運作后發現新問題,想再加到合同中時,因流程復雜或談判困難而不了了之。
從專業角度來說,合理的分工應當是采購負責商務條款,物流負責運作條款,大家共同完成合同的制定。物流部門根據實際的運作需求、往年的經驗和教訓、業務量測算、資源配置等信息,詳細地把自己的要求寫到合同條款中,將可能存在的風險在合同中進行規避,與采購的商務條款合并后,還要一起回顧新的合同(通常也涉及法務部門)。在招標時將運作條款和樣本合同對潛在外包商進行明確、公開的澄清,確保未來的中標方在報價前已清楚物流的運作要求。
 
寫合同時貪輕松偷懶,運作時就得加倍地花時間和精力,還達不到預期的效果。
 
3. 監控合同執行
 
合同簽訂后,也并非躺在采購的文件柜里從此置之不理,而是要把合同中重要的運作條款摘出來,作為供應商管理的重要工具,日常去監控外包商的行為與合同標準的符合程度。比如是否安排了足夠的現場管理人員,現場管理人員對外包工的管理是否達到合同要求的職責標準,每項物流KPI是否得到了記錄和衡量,是否有違反合同規定的不良行為……
 
 
小結:物流合同不應當只在簽時、到期續時、中間發生重大問題時才使用,而要在簽訂前將運作要求充分寫入合同中,合同期內堅守基本條款,才能使物流運作朝著預想的方向發展,在合同標準上先“松”了,后面再“緊”就可能把合作雙方都勒得傷痕累累。
 
4. 制定防損條款
 
物流合同涉及到多方的協作,倉儲勞務合同有自己公司的員工和外包公司的正式工(如倉管員)參與,甚至外包商也有下家的供應商員工(如搬運工)都會接觸貨物,而運輸合同從貨主企業到最終客戶,經歷的環節更多,如果對于破損、責任事故、意外發生等會造成損失的情況沒有在合同中寫明時,一旦發生事故就會經歷痛苦的扯皮過程。
合同中必須有明確的應對損失的風險設定的保護條款,這些條款能夠清晰界定交接各方的責任,且防損條款經過了物流運作、法務、財務、采購等多部門的聯合溝通,最終才通過合同簽批,并在法律上具有保護作用。
 
以上圖片中的部分合同條款列舉了符合承運的車輛選擇、車廂防護、途損、遲到等方面造成的損失及處理辦法,當然還可以有很多類似的條款。物流運作過程中可能產生損耗的地方,都要盡量考慮周全。
 
5. 嚴格執行索賠
 
前一章講過,很多公司的采購部門負責簽訂合同,物流部門不了解合同具體內容是什么,對于合同里的防損條款并不清楚,即使有白紙黑字的約定,物流在運作過程中也不會去執行,這可能造成部分應該由供應商負責的損失賠償但沒有得到執行,成本還是入自己公司賬的情況。
正常情況下物流管理人員應參與合同起草和修訂,物流運作人員也要存有合同副本,根據合同約定在運作時進行監控,發生損失及時向供應商索賠,不該由公司承擔的損失不允許入賬。
 
當然,損失風險不是從自己身上轉移到供應商那里就結束了,包括供應商在內的每個環節除了做好自身的管理來防損,也應該把該由下游或其他相關方承擔的風險界定清楚,轉移出去,包括買保險,也是防止重大風險的必要措施。
 
6. 損失金額統計
 
損失的發生不可避免,卻也并非不能改善,合同中把防損條款制定清楚并嚴格執行,只能把顯性的損失降到最低,可很多隱性的影響仍然存在。比如損破產品都由供應商買了單,但你還會有缺貨的銷售損失、更換包裝的管理成本、客戶的滿意度下降、及因到貨品相受損而影響的市場口碑……等各種難以估量的潛在損失。因此,還是要定期去統計、匯總分業務板塊、分供應商、分運作模式、分線路等不同維度的損失,分析原因并去降低未來的損失。
 
比如統計分析出來某個供應商的某條線路運輸損失比一般的破損率高得多,查找原因時發現該線路的常用車底板多是凹凸不平,該線路的路況又不佳,因此途中顛簸極易發生破損情況。于是供應商整改的行動就是加裝防護材料,讓車廂底板比一般的貨車更平、更具緩沖性,破損率自然就降下來了。
 
小結:物流合同要能保障公司的利益,防止因不清不楚的損失影響正常運作,在合同條款中把責任界定清楚,一旦發生則按合同嚴格執行,定期統計分析各種損失數據,將各方的風險降到最低。
 
 
一般的合同對“行為”都有約束,比如遲到、野蠻裝卸、躥貨之類;但對于運作效率,就不一定考慮到放進合同里,真正運作時發現作業量是完成了,但效率太低影響了其他方面,例如增加客戶投訴、加班工時等,雙方就有得扯了。把作業效率要求寫在合同里,讓供應商清楚具體的物流服務不是做完就算好,而是分別達到多少指標才算合格,不合格要被考核,這樣才能讓合同起到保障物流運作水平的作用。
成都物流公司,成都貨運公司,成都倉儲,成都配送,成都翔騰物流有限公司
 
7. 測算效率水平
 
物流首先要結合歷史運作數據、預算金額、市場水平等設定與供應商提供服務相關的KPI目標值,這些值需得基于實際,不會互相沖突而是能實現總體效率的最大化。例如搬運工通常是計件的,很多公司的搬運服務合同就沒有去考核搬運工的效率,想的是他們自己搬得越快,同樣時間內裝得就越多,拿到手的錢也越多。而叉車司機不一定能做到計件,除了裝卸貨還得整理托盤、更換電池、清潔車身甚至兼任一些倉庫管理的工作,就只能給他們算計時了,上一天班就給一天的工資和加班費,也不論效率高低。
而實際情況可能是:外包公司提前一天看到裝運計劃并不多,于是把搬運工減了一些人數,因為計件的人多了就都吃不飽,但是人安排少了,與搬運工配合運作的叉車司機立馬就閑下來,人家是計時的才不管你業務量多少,有班就上、賺基本工資啊。所以整體的運作效率是下降的。
 
好的合同應該測算出叉車與搬運分別的作業效率,找出最合適的搭配比例,比如多少個叉車配幾個搬運工情況下的等待時間(搬運等叉車、及叉車等搬運)是最短的,把這個效率當作日常管理的標準,并在合同簽訂或修改前作為重要的附件信息,代表運作提供給采購部門。
 
8. 規定效率標準
 
測算出來的效率以明文形式,寫入合同附件中,作為潛在供應商報價的依據。雖然類似及時率承諾要做到90%、完成率到95%等KPI的服務水平承諾必然影響到報價的高低,但如果不希望得到低價低服務的運作水平,最好還是把效率標準提前規定好,免得運作時自己不滿意,供應商還自我感覺良好。
 
寫入合同附件的效率標準是必須得有約束能力的,比如達不到承諾的效率標準時,低于1個百分點扣多少金額,供應商在簽合同過程中必然會留意到這點潛在的損失,所以甲方要求的效率值必須經過測算、符合實際、經得起供應商質疑。
 
9. 考核效率指標
 
有了合同的約定,甲方、乙方都會在日常運作中對服務質量和運作效率進行跟蹤,達不到要求的一定會產生行動方案,要是長期不達標且約談后整改不力的,會有基于合同的處罰措施。
效率一經確認和跟蹤,供應商對運作水平的重視程度會提高,而不單純只看是否完成、毛利多高,因為效率達不到還得損失利潤,所以不得不重視。世間事,怕認真。一旦對效率認真起來,供應商會想辦法努力去提高效率以保障業務利潤,比如前面章節提到過的叉車搬運團隊計酬模式、又如類似下圖的省力化裝置應用……
 
 
總之,物流合同應把作業效率要求寫在合同里,讓供應商清楚具體的物流服務不是做完就算好,而是分別達到多少指標才算合格,不合格要被考核,這樣才能讓供應商真正重視效率指標,合同才能起到保障物流運作水平的作用。
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